Przetwarzanie

W pewnym zakresie Fabryka Pana Grafika jest administratorem danych osobowych, co oznacza, że odpowiada za wykorzystanie ich w sposób bezpieczny i zgodny z umową w świetle obowiązujących przepisów. Przetwarzaniem danych są jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak:

• zbieranie danych
• przechowywanie danych
• usuwanie danych
• opracowywanie danych
• udostępnianie danych

Rodzaje danych osobowych

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych, przetwarzane przez administratora będą tylko dane niezbędne do uzyskania celu przetwarzania. Za takie dane uważa się:

• imię
• nazwisko
• adres zamieszkania / siedziby firmy
• adres miejsca wykonania umowy
• numer konta bankowego
• numer telefonu
• adres e-mail
• nazwa firmy
• NIP

Żadne inne dane, w tym dane wrażliwe, które nie są konieczne do uzyskania celu przetwarzania, nie będą przetwarzane.

Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna

Celem przetwarzania danych osobowych przez administratora jest przede wszystkim właściwe zawarcie i wykonanie umowy, dopełnienie obowiązków prawnych wynikających z prowadzonej działalności oraz dopełnienie interesów administratora będących prawnie uzasadnionych.

Dane osobowe będą wykorzystywane przez administratora w szczególności do:

• zawierania i wykonywania umowy, w tym podjęcia działań poprzedzających zawarcie umowy oraz komunikacji z osobami związanymi z prawidłowym wykonaniem umowy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 b RODO)
• wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 c RODO)
• rozpatrywania oraz udzielania odpowiedzi na reklamacje (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 f RODO)
• dochodzenia roszczeń z tytułu niewywiązania się z umowy, również przy pomocy innych podmiotów (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 f RODO)
• przesyłania informacji marketingowych i ofert w formie korespondencji elektronicznej (podstawa prawna – pisemna zgoda na przetwarzanie danych osobowych)

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. W przypadku, gdy dane osobowe nie zostaną podane, zawarcie i realizacja umowy nie będą miały miejsca.

Zgoda

Administrator może poprosić o wyrażenie zgody na wykorzystanie danych osobowych do celów marketingowych. Zgody wyrażane są dobrowolnie i świadomie, w sposób przejrzysty i konkretny. Udzieloną zgodę można w każdym momencie cofnąć.

Treść zgody: „Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez firmę Fabryka Pana Grafika Michał Kasina z siedzibą w Tomaszkowicach 64, 32-020 Wieliczka, w celach marketingowych. Podanie danych jest dobrowolne. Podstawą przetwarzania danych jest moja zgoda. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną, marketingową i mailingową administratora. Mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Dane będą przetwarzane do odwołania zgody, a po takim odwołaniu, przez okres przedawnienia roszczeń przysługujących administratorowi danych i w stosunku do niego. Mam prawo do żądania od administratora dostępu do moich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.”

Powierzenie danych osobowych

Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu administratora, takim jak:

• biura księgowe
• podwykonawcy
• dostawcy hostingu

Jeżeli zachodzi konieczność powierzenia danych osobowych, administrator podpisuje stosowną umowę z każdym podmiotem biorącym udział w przetwarzaniu tych danych.

Dane osobowe mogą być przekazywane innym administratorom danych, którzy przetwarzają dane we własnym imieniu. Za takie uważa się:

• firmy kurierskie i pocztowe
• banki i podmioty prowadzące działalność płatniczą
• podmioty nabywające wierzytelności
• podmioty działające w zakresie prawa i ubezpieczeń

Terytorium przetwarzania

Wszystkie dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących pracy tej osoby, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Administrator nie będzie podejmował żadnych zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

Okres przechowywania

Dane osobowe przechowywane są na czas zawierania i realizacji umowy oraz na czas, jaki konieczny jest do wywiązania się z wszystkich obowiązków prawnych. W przypadku umów i dokumentów firmowych czas ten odpowiada okresowi przedawnienia roszczeń, czyli minimum 3 lata. W przypadku dokumentów księgowych czas ten wynosi minimum 5 lat.

Dane w programach księgowych i pocztowych przechowywane są wyłącznie w celu prawidłowego funkcjonowania i obsługi zleceń. Czas przechowywania danych osobowych powiązany jest z okresem przedawnienia roszczeń oraz okresem przechowywania dokumentów księgowych, chyba że dokonano zawarcia nowej umowy lub wystawiono nowy dokument księgowy – wtedy czas przechowywania danych osobowych biegnie od nowa, do wyczerpania przepisowych terminów.

Dane wymagające zgody przechowywane są od momentu wyrażenia zgody do czasu jej cofnięcia.

Uprawnienia

Każdej osobie przysługują uprawnienia do:

• poprawienia danych
• usunięcia wszystkich danych
• ograniczenia przetwarzania danych
• dostępu do danych
• przeniesienia danych

Z uprawnień można skorzystać w zależności od podstawy prawnej, składając pisemne oświadczenie lub informując o tym fakcie telefonicznie lub osobiście. W celach weryfikacyjnych, do wglądu mogą być wymagane dodatkowe dane, które jednak nie będą przetwarzane.

Prawo sprzeciwu

Niezależnie od powyższych uprawnień w dowolnym momencie można wnieść sprzeciw wobec udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących marketingu. Po przyjęciu wniosku przetwarzanie danych zostaje natychmiast zaprzestane.

W niektórych sytuacjach możliwe jest wniesienie sprzeciwu, jeśli podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. Wniosek zostanie rozpatrzony i przyjęty jeżeli wystąpią szczególne okoliczności, które jednak nie będą kolidowały z nadrzędnymi przepisami prawa lub podstawami prawnymi administratora do dochodzenia roszczeń.

Skarga

Zgodnie z prawem można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli zachodzi podejrzenie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Dane kontaktowe

Administrator danych:
Fabryka Pana Grafika Michał Kasina
Tomaszkowice 64
32-020 Wieliczka

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych:
kontakt@fabrykapanagrafika.pl
tel. 504 927 059